Luego de importar nuestros Informes electrónicos vamos a empezar a modificarlos a través de este nuevo espacio de trabajo. En él podremos modificar los formatos de nuestros documentos sin necesidad de entrar a informes electrónicos, lo que nos permitirá implementar esta solución para los usuarios finales. Vamos a verlo!
El espacio de trabajo de administración de documentos empresariales nos permitirá revisar y modificar el formato de nuestros informes electrónicos sin necesidad de ingresar a ese espacio de trabajo. Lo que nos ayudará a, por ejemplo, cambiar el formato de la impresión de la orden de compra sin tener que desarrollar y sin complicarnos demasiado en el armado de un informe electrónico, una gran noticia!
Para activar este espacio de trabajo debemos dirigirnos a la administración de características y activar las siguientes funcionalidades:
Si bien la segunda característica es la que corresponde al espacio de trabajo, la primera nos ayudará a utilizar el office online para trabajar con los documentos.
Luego de activada veremos que en el menú de espacios de trabajo aparecerá el mencionado "Administración de Documentos Empresariales". Podremos dirigirnos a él para comenzar a trabajar:
Aquí podremos ver los formatos creados e importados sobre el proveedor de informes activo. Esto quiere decir que para que este espacio de trabajo funcione correctamente, debemos realizar los pasos vistos en el post anterior de informes electrónicos, Aquí les dejo el enlace.
El espacio de trabajo se divide en dos partes, la grilla principal donde vemos los formatos creados para los documentos empresariales y a la derecha veremos un resumen e imagen del documento creado.
Cada documento tiene un estado, sea borrador o publicado, el cual nos indicará si todavía está siendo modificado o estamos en condiciones de poder utilizarlo.
Arriba a la derecha tenemos el botón de nuevo documento. Así que vamos presionarlo y el sistema nos llevará al siguiente formulario:
En este formulario nos dejara seleccionar entre todos los informes electrónicos creados, para que podamos crear un nuevo formato. Entonces, seleccionaremos el de "Purchase Order (excel)" para este ejemplo y luego presionaremos en "Crear documento"
Pondremos el nombre del documento, y aceptaremos el cambio. Esto nos abrirá embebido en Dynamics, el Office Online (en este caso Excel Online), con el documento que acabamos de crear.
Nota Importante: Puede ser, que las primeras veces que intentemos realizar este paso, no entre al Excel o el navegador trate de impedir los pop-ups. En caso de no llegar al Excel o Word Online, debemos asegurarnos lo siguiente:
Desactivar cualquier programa que bloquee pop-ups o habilitar los de office online.
Tener iniciada la sesión de Office online. Si no la tenemos el navegador nos dirigirá solo. deberemos esperar unos segundos. Luego de iniciada la sesión. Le damos al botón de "Atrás" en el navegador y luego "Editar" al documento y llegaremos al mismo lugar.
Importante, tener paciencia al ingresar puesto que demora unos segundos.
En el Excel Online podremos cambiar el formato de nuestra orden de compras:
Los menúes nos permiten realizar lo siguiente:
Vista previa, Podremos ver cómo queda el documento antes de guardarlo
Comprobar Problemas, Nos valida el documento. En caso de haber un error en el formato nos indica cual es
Abrir en aplicación de escritorio, Permite modificar el documento en el Excel para escritorio.
Actualizar Estructura, Refresca la información de la estructura de datos que posee el Informe electrónico asociado.
Mostrar estructura, Nos muestra el panel de la derecha donde vemos la estructura del informe electrónico.
Aquí podremos insertar cualquier dato de la estrcutura del informe, así como también sus etiquetas, modificar las columnas, el formato de letras, hasta su imagen y luego lo guardaremos. En mi caso, voy a poner el logo de Consejos Dynamics para que se vea al imprimir la Orden de compra.
Finalmente publicaremos el cambio y modificaremos el Reporte de la impresión:
Ahora nos dirigiremos a la ruta: Adquisición y abastecimiento > configurar > Formularios > Configuración de formularios -- Y en la solapa General ingresamos al botón de "Gestión de impresion"
Dentro del árbol de la izquierda buscaremos el de orden de compra, ingresaremos al original (si no existe, lo agregamos con botón derecho) y le modificaremos el formato al que nosotros creamos en los pasos anteriores.
Ahora ya estamos listos para imprimir una orden de compra:
Para finalizar dejo dos consejos para esta herramienta.
Dentro de la gestión documental de cada módulo podremos generar diferentes documentos con diferentes condiciones. Es decir, que si un proveedor nos pide un formato de Orden de compra con mayor cantidad de datos, podremos crear un segundo documento en la administración de documentos empresariales y agregarlo aquí con una condición como muestra la imagen:
Si creamos un informe electrónico nuevo, podrá aparecer en el espacio de trabajo de administración de documentos, siempre y cuando recordemos crearle las etiquetas. Si no las creamos, no aparecerá en la lista de las plantillas.
Es una excelente manera para dejar que los usuarios con buen manejo de los documentos puedan gestionarlos y armar sus propios documentos sin necesidad de desarrollarlos.
Nos vemos en el próximo Post !
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