Cross-Company Data Sharing

En algunos casos al impelmentar varias entidades legales podemos detectar que ciertos datos, principalmente maestros, son compartidos entre éstas. Para facilitar este proceso existe la funcionalidad de Cross-company data sharing, que vamos a explicar en este post!

¿Qué es Cross-company data sharing?

En pocas palabras esta funcionalidad es un mecanismo que nos permite compartir datos entre entidades legales. Los mas viejitos como yo, recordarán la funcionalidad de compañias virtuales que tenía un comportamiento parecido. En este caso lo que se realiza es una replica del dato en una compañia de destino, donde se verifica y controla la integridad del mismo.

Por dar un ejemplo, Imaginemos que estamos implementando un proyecto donde hay 15 entidades legales en 10 paises diferentes. Los usuarios, al tener una administración centralizada, deciden que las condiciones de pago son iguales para todas las compañias.

en este caso, podemos habilitar la funcionalidad para cargar el maestro de condiciones de pago en un sola entidad legal y que se utilice para las quince.

Configuración y Ejemplo.

Tomemos el ejemplo anterior. necesitamos compartir las condiciones de pago entre dos compañias USMF y BRMF.

Si comparamos ambas condiciones de pago podemos ver que difieren en ambas compañías como se muestra en la siguientes imagenes:

Condiciones de pago USMF

Condiciones de pago BRMF

Lo que vamos a hacer ahora es compartir las condiciones de pago via Cross-Company data sharing. Para ello nos dirigimos a Administracion del sistema > Configurar > Configurar uso compartido de datos entre empresas. Una vez alli veremos el siguiente formulario:

En la columna de la izquierda se van a listar cada uno de los nombres de cada uso compartido y en el formulario de la derecha veremos primero las tablas y campos que se comparten y entre que entidades legales lo realizamos.

Así que para nuestro ejemplo debemos cargarlo de la siguiente manera:

Como vemos estamos compartiendo la tabla PaymTerm que contiene las condiciones de pago y dentro de ella todos los campos que vamos a compartir entre las empresas.

Para varios campos vamos a ver que nos figuran mensajes de advertencia y errores que nos avisan que debemos considerar al compartir estos datos.

En este ejemplo, como las empresas no poseen el mismo plan de cuenta el campo Efectivo (CashLedgerDimension) no se puede compartir.

Es importante conocer que datos estamos utilizando en cada empresa para saber que debemos compartir y que no.

Finalmente, en la última columna vemos que estamos compartiendo los datos de las empresas BRMF y USMF.

Una vez configurado, debemos pinchar en el botón "Habilitar" que esta arriba en el formulario. Nos mostrará el siguiente mensaje que nos recomienda el no realizar este proceso en horarios de negocio por concurrencia de datos, el cual en nuestro caso vamos a aceptar:

Esto comenzará a compartir los datos de ambas empresas. En el caso que sean empresas nuevas, vamos a ver que no tenemos que continuar con nada puesto que ya los datos que creemos en cualquiera de estas empresas serán compartidos.

Ahora, como en nuestro ejemplo tenemos empresas creadas y con datos, el sistema nos consultará si debemos compartir los datos existentes:

Al aceptar comezará copiando los datos. Una vez que finalice nos mostrará un mensaje diciendo que los datos han sido copiados y no sobreescritos. El proximo paso es validar si existen problemas de datos conpartidos. Para ello podemos dirigirnos al boton de Buscar problemas de uso compartido. Esto nos dejará validar los registros que están duplicados en cada empresa y que valor tienen en cada campo. A modo de ejemplo agregamos en este mismo modelo la empresa USRT para que nos aparezca algun mensaje:

En este caso podemos ver que en el campo Metodo de pago (PaymMethod) para el registro Net10 tenemos diferentes valores. En estos casos podemos elegir que registro vamos a mantener. si el de la Empresa 1 o el de la Empresa 2. Para ello podemos seleccionar en el menu superior Actualizar valor de campo > Usar valor de empresa 1 o Empresa 2.

Si por ejemplo, mantenemos el valor de la empresa 1 (en el primer registro BRMF), al seleccionar esta opción los valores de la empres BRMF van a sobreescribir a los de la empresa USRT.

De similar manera trabajan las opciones de Copiar registro completo a todas las otras empresas. Esta opción nos funciona mejor al trabajar con mas de 2 empresas, ya que eligiendo el valor de, por ejemplo, la empresa 1 va a copiar esos valores a todas las empresas que estemos compartiendo datos.

Cualquier modificacion que realicemos, debemos actualizar para que los registros compartidos se alineen con las modificaciones realizadas.

También tenemos la opcion de deshabilitar esta funcionalidad desde el botón correspondiente en el menu.

Al Deshabilitar, los datos que fueron compartidos no se eliminarán. Es decir se deshabilitara que las modificaciones y nuevos registros se actualicen en ambas empresas, pero los datos que eran de la Empresa 1 y pasaron a la Empresa 2, no van a ser eliminados, sino que se matendrán. En caso de querer borarrlos, debemos ir al formulario y eliminarlos manualmente.

Recomendaciones a tener en cuenta:

Al estar compartiendo datos entre compañias debemos tener en cuenta ciertas restricciones y recomendaciones:

• Utilizar en escenarios simples. Eso es evitar compartir multiples datos en el mismo escenario. Los escenarios más comunes son los maestros de clientes y proveedores.

• Recordar que al compartir datos, la estructura de las compañias que se comparten deben ser similares. Si compartimos proveedores y tenemos diferentes grupos, lo mas probable es que debamos compartir tambien los grupos de proveedores. Lo recomendable es primero diseñar una estructura similar en todas las compañias y luego pensar en que podemos compartir.

• No compartir todo por facilidad de configuración. Recordemos tambien que cada empresa tiene sus casos específicos. Si compartimos demasiados maestros, vamos a caer en tener datos en empresas que no tienen mucho sentido. Validemos informacion y datos antes de compartir maestros. La recomendación es pensar que beneficio trae compartir ese maestro en particular.

• Por otro lado no esta recomendado para soluciones con volumenes de datos masivos, entre multiples entidades legales.

• Así como tambien no se soporta compartir datos transaccionales. Solamente podemos compartir ciertos maestros.

• No podemos compartir datos de dimensiones financieras en proveedores y clientes

• No esta soportado utilizar Cross-Company Data Sharing en entidades que esten compartidas por Dual-Write.

• Debemos tener especial cuidado al compartir entidades que incluyan secuencias numericas, puesto que esa secuencia debe ser la misma.

Cross-Company data Sharing es una herramienta interesante para trabajar datos que impacten en varias empresas, pero como siempre, utilizarla con responsabilidad por que puede terminar siendo un problema si no se analiza correctamente.

Espero que puedan probar esta funcionalidad y nos vemos en el siguente #Consejo-Dynamics.